El software de gestión documental para administradores de fincas

Vecindoc tiene tres planes para administradores. El Administrador S (49,99 €/mes) cubre hasta 5 comunidades, el M (79,99 €/mes) hasta 15 y el L (129,99 €/mes) hasta 30, con multiusuario y SLA. La diferencia con buena parte del software del sector es que se factura por cartera, no por vecino: el precio no se dispara cuando entran fincas verticales grandes con decenas de propietarios por escalera. Tampoco hay coste de instalación ni de mantenimiento de servidores, porque Vecindoc funciona en la nube y se actualiza solo. Si tu administración gestiona más de 30 comunidades o necesita condiciones particulares de servicio, preparamos un plan Enterprise a medida sin coste fijo por comunidad. Puedes ver el detalle de cada plan en la página de precios y empezar con una demo usando tus propios datos.

La gestión documental es el núcleo de Vecindoc: cada finca que administras tiene un espacio propio donde se archivan actas, contratos, pólizas, presupuestos, facturas, certificados técnicos y comunicaciones con los vecinos, todo organizado y buscable. En lugar de repartir los archivos de la administración de fincas entre carpetas de Drive, correos y discos locales, cada documento queda asociado a su comunidad con fecha, autor y trazabilidad de quién lo ha visto o descargado. Documentar una finca deja de depender de la memoria de cada persona: cuando un propietario, un perito o el ayuntamiento te pide un papel, lo localizas en segundos desde el buscador, sin abrir carpeta por carpeta. Y como todo está etiquetado por comunidad y por tipo de documento, dar de alta una finca nueva o traspasar una cartera entre compañeros es cuestión de minutos.

No. Vecindoc funciona íntegramente en la nube, así que no tienes que contratar ni mantener un servidor cloud para tu administración de fincas: nosotros nos ocupamos de la infraestructura, las actualizaciones y la disponibilidad. Las copias de seguridad son automáticas y cifradas —no dependes de acordarte de hacer un backup ni de un disco que puede fallar— y los documentos se almacenan replicados, de modo que la información de cada comunidad queda protegida frente a pérdidas. Frente al modelo clásico de servidor propio o escritorio remoto, que obliga a pagar licencias, mantenimiento y soporte, con Vecindoc accedes a toda tu cartera desde cualquier dispositivo con el navegador, sin instalar nada. Para el administrador eso significa menos coste fijo de IT y la tranquilidad de que las copias de seguridad en la nube ya están resueltas.

Sí. Vecindoc opera bajo la Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal con la reforma introducida por la Ley Orgánica 1/2025, en vigor desde el 3 de abril de 2025. Esa reforma permite celebrar juntas telemáticas y mixtas sin necesidad de un acuerdo unánime previo, agiliza las convocatorias y exige intentar un medio adecuado de solución de controversias (MASC) antes de reclamar judicialmente una deuda. La plataforma da soporte a todo ese flujo: convocatoria con orden del día, juntas online con asistencia identificada, votación registrada y acta cerrada dentro de los 10 días naturales que marca el artículo 19 de la LPH. Como la propiedad horizontal es competencia estatal salvo en Cataluña —que cuenta con su propio Codi Civil—, una misma cuenta de Vecindoc gestiona comunidades de cualquier autonomía aplicando a cada una lo que le corresponde.

Vecindoc permite generar, firmar y distribuir las actas de cada junta de forma electrónica. La firma se apoya en el reglamento eIDAS de la Unión Europea, que reconoce la firma electrónica con plena validez jurídica, y el acta queda archivada en el histórico de su comunidad con la fecha y la trazabilidad de envío a cada propietario. La recomendación práctica es mantener el libro de actas físico diligenciado como respaldo formal: el formato digital agiliza el día a día, pero el libro sigue siendo la referencia mientras la normativa no se actualice del todo. Lo que sí cambia con Vecindoc es que ningún propietario vuelve a llamarte buscando un acta traspapelada: están todas localizables en segundos. Hemos publicado una guía detallada sobre la validez del libro de actas digital en el blog.

Cada edificio tiene en Vecindoc una ficha con todos sus vencimientos. El sistema te avisa con 30 días de antelación del Informe de Evaluación del Edificio y de la Inspección Técnica de Edificios —obligatorios, en la mayoría de comunidades, a partir de los 50 años de antigüedad, con plazos que fija cada comunidad autónoma y ayuntamiento—, además de las pólizas de seguro, los contratos de mantenimiento de ascensores y calderas y los certificados técnicos como los de extintores. En una cartera de 20 o 30 comunidades el administrador ve de un vistazo qué finca tiene qué pendiente, sin abrir carpeta por carpeta. Los informes técnicos y los presupuestos asociados quedan archivados dentro de cada comunidad, con su histórico, de modo que cuando un propietario o el ayuntamiento los reclama están localizados de inmediato.

El administrador de fincas maneja datos personales de miles de propietarios —contactos, cuentas bancarias, deudas, actas— y responde de su tratamiento ante el RGPD y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos (LOPDGDD). Vecindoc está construido para cumplir ese marco por defecto: cada comunidad es un espacio aislado, el acceso se controla por roles (administrador, presidente, secretario, vocal, propietario) y cada acción queda registrada, lo que facilita el registro de actividades del tratamiento. Los derechos de acceso, rectificación y supresión se atienden en un par de clics, sin rastrear correos ni carpetas compartidas. Los documentos se almacenan cifrados y la exportación masiva permite recuperar toda la información de una comunidad cuando hace falta. Frente al correo y el Drive compartido —donde un enlace mal gestionado expone datos sin dejar rastro—, la trazabilidad de Vecindoc es la principal garantía ante una auditoría o una reclamación.

Sí a las dos cosas. Desde el plan Administrador M, Vecindoc ofrece una API REST documentada para sincronizar comunidades, documentos y alertas con tu ERP de fincas o tu software interno, además de webhooks para los eventos clave, de modo que la gestión documental no queda aislada del resto de tu operativa. En cuanto a la imagen, el white-label permite aplicar el logo, los colores corporativos y un dominio o subdominio propio en el portal que ven los vecinos: para el propietario, la herramienta es de tu administración y Vecindoc queda detrás. Cada comunidad puede tener su propia personalización, algo útil cuando gestionas fincas con marcas o contextos distintos. El plan S incluye un white-label básico y los planes M y L, la personalización completa.

No, lo complementa. Los ERP de fincas como NetFincas, Fynkus o Cegid Finca3 están centrados en la contabilidad: cuotas, presupuestos, remesas bancarias y liquidaciones. Vecindoc se ocupa de la otra mitad del trabajo —la gestión documental y la relación con los vecinos—: actas, contratos, pólizas, alertas de vencimientos, juntas telemáticas y un portal por comunidad. Muchas administraciones usan ambos: el ERP para llevar las cuentas y Vecindoc para que toda la documentación esté centralizada, localizable y accesible para los propietarios, conectando los dos sistemas a través de la API. Si tu punto de partida es Excel, Drive y WhatsApp en lugar de un ERP, Vecindoc cubre directamente la parte documental y de comunicación. Hemos publicado comparativas detalladas frente a cada una de esas herramientas en la sección de alternativas.

Sí. Muchas administraciones de fincas todavía trabajan contra un servidor propio con escritorio remoto o VPN, que obliga a pagar licencias, mantenimiento y soporte y deja las copias de seguridad en manos de que alguien se acuerde de hacerlas. Vecindoc funciona íntegramente como servidor cloud gestionado: accedes a toda tu cartera desde el navegador, en cualquier dispositivo, sin instalar nada ni montar un escritorio remoto. Las copias de seguridad en la nube son automáticas y cifradas, y los documentos se almacenan replicados, de modo que la información de cada comunidad queda protegida sin infraestructura propia. Para el administrador, eso significa menos coste fijo de IT y un único sitio, siempre disponible, donde está toda la documentación de la cartera.

Sí, es su función principal. Vecindoc es un sistema de gestión documental diseñado específicamente para la administración de fincas, no un gestor documental genérico ni orientado al sector inmobiliario en general. Cada comunidad que administras tiene su propio espacio donde se archivan actas, contratos, pólizas, presupuestos, facturas y certificados técnicos, todo etiquetado por finca y por tipo de documento y localizable desde el buscador en segundos. Frente a un sistema de gestión documental genérico, Vecindoc entiende el flujo de una comunidad de propietarios: vencimientos de IEE y pólizas, juntas, morosidad y el control de accesos por rol que exige el RGPD. Es la diferencia entre archivar papeles y gestionar la documentación de una cartera de fincas.