Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Iván Quintas Velasco
• Contacto:hola@vecindoc.es

2. Datos que recopilamos

Recopilamos los siguientes datos personales:

• Datos de registro: nombre, dirección de correo electrónico y contraseña cifrada (la autenticación se gestiona internamente con tokens JWT y sesiones almacenadas en nuestra infraestructura).
• Datos de perfil: teléfono, nombre de la comunidad o administración.
• Datos de uso: actividad dentro de la plataforma, documentos subidos, invitaciones enviadas.
• Datos de pago: procesados íntegramente por Stripe. Vecindoc no almacena datos de tarjetas de crédito.
• Datos de comunicación: mensajes enviados a través del formulario de contacto.
• Datos del directorio de profesionales: los que facilitas al solicitar una ficha (detalle en el apartado 11).
• Conversaciones con el asistente virtual (chatbot IA):mensajes intercambiados con el asistente, identificador anónimo de sesión, tipo de consulta detectado, y los datos de contacto que decidas facilitar voluntariamente durante la conversación.
• Datos técnicos: dirección IP (almacenada en formato irreversible mediante hash), agente de usuario del navegador y marcas temporales, utilizados para prevenir abuso del servicio.

3. Finalidad del tratamiento

Tratamos tus datos para:

• Prestarte el servicio de gestión documental contratado.
• Gestionar tu cuenta de usuario y suscripción.
• Enviarte comunicaciones sobre el servicio (alertas, notificaciones, facturación).
• Enviarte comunicaciones comerciales si has dado tu consentimiento expreso (newsletter).
• Cumplir con nuestras obligaciones legales.

4. Base jurídica del tratamiento

• Ejecución de contrato: para la prestación del servicio contratado.
• Interés legítimo: para el envío de comunicaciones relacionadas con el servicio.
• Consentimiento: para el envío de comunicaciones comerciales (newsletter). Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento.
• Obligación legal: para el cumplimiento de normativas aplicables.

5. Conservación de los datos

Conservamos tus datos mientras mantengas una cuenta activa en Vecindoc. Una vez que canceles tu cuenta, eliminaremos tus datos personales en un plazo máximo de 30 días, salvo que exista obligación legal de conservarlos por un período mayor.

Plazos específicos:

• Conversaciones del chatbot: 90 días, salvo que generen una solicitud de contacto, en cuyo caso se conservan junto a la solicitud.
• Registro de accesos a documentos: guardamos quién abre cada documento de una comunidad y cuándo (sin dirección IP), para que la administración y la presidencia puedan comprobarlo. Se conserva 2 años y después se borra automáticamente.
• Solicitudes de contacto sin conversión: 6 meses desde el último contacto.
• Información fiscal y contractual de clientes:durante toda la relación contractual y posteriormente el plazo legal aplicable (mínimo 5 años).

6. Destinatarios y transferencias internacionales

Compartimos tus datos únicamente con los siguientes proveedores de servicios, quienes actúan como encargados del tratamiento:

• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlanda):procesamiento de pagos. Política de privacidad:stripe.com/privacy
• Resend (Resend Inc., EE. UU.): envío de correos electrónicos transaccionales. Política de privacidad:resend.com/privacy
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Irlanda):procesamiento conversacional del asistente virtual (chatbot). Los mensajes que envías al chatbot se transmiten a OpenAI para generar la respuesta. OpenAI no utiliza estos datos para entrenar sus modelos en el plan empresarial que utilizamos. Política de privacidad:openai.com/policies/privacy-policy
• n8n (n8n GmbH, Alemania): orquestación del flujo conversacional del chatbot y entrega de leads. Política de privacidad:n8n.io/legal/privacy
• Calendly (Calendly LLC, EE. UU.): reserva de citas y demos. Solo se accede al servicio cuando solicitas agendar una cita pulsando el botón correspondiente. Política de privacidad:calendly.com/privacy

Todos nuestros proveedores cumplen con el RGPD y, en el caso de transferencias internacionales fuera del Espacio Económico Europeo, disponen de las garantías adecuadas (Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea o adhesión al Data Privacy Framework UE-EE. UU.).

Respecto a los datos que las comunidades y administraciones de fincas cargan en la Plataforma, Vecindoc actúa como encargado del tratamiento. Las condiciones están en elcontrato de encargado del tratamiento.

7. Tus derechos

Tienes derecho a:

• Acceso: conocer qué datos tenemos sobre ti.
• Rectificación: corregir datos inexactos.
• Supresión: solicitar la eliminación de tus datos («derecho al olvido»).
• Portabilidad: recibir tus datos en formato estructurado y legible.
• Oposición: oponerte al tratamiento de tus datos.
• Limitación: solicitar la limitación del tratamiento.

Para ejercer tus derechos, contacta con nosotros enhola@vecindoc.es. También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger tus datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida o destrucción, incluyendo cifrado en tránsito (TLS), control de acceso por roles y copias de seguridad periódicas.

9. Asistente virtual con inteligencia artificial

Vecindoc ofrece un asistente virtual conversacional impulsado por modelos de lenguaje de inteligencia artificial. Su uso es completamente voluntario y se rige por las siguientes condiciones:

• Carácter orientativo: las respuestas del asistente son informativas y orientativas. No sustituyen el asesoramiento legal, fiscal o profesional. En cuestiones relacionadas con la Ley de Propiedad Horizontal o normativa aplicable, consulta siempre con un administrador colegiado o profesional competente.
• Datos tratados: el contenido de los mensajes, un identificador anónimo de sesión, y los datos personales que decidas facilitar voluntariamente (nombre, correo, teléfono, comunidad).
• Procesamiento: los mensajes se transmiten a OpenAI para generar la respuesta y al servicio n8n para orquestar el flujo. Ninguno de estos servicios utiliza tus datos para entrenar sus modelos bajo los planes empresariales que tenemos contratados.
• Conservación: 90 días como máximo, salvo que la conversación derive en una solicitud de contacto.
• Cómo evitarlo: puedes navegar y contratar el servicio sin interactuar con el asistente. También dispones del formulario de contacto tradicional y del correohola@vecindoc.es.

10. Almacenamiento local en tu navegador

El asistente virtual utiliza tecnologías de almacenamiento local (localStorage) en tu navegador para mantener el identificador de tu sesión y el historial reciente de la conversación durante un máximo de 24 horas. Estas tecnologías no son cookies, no se transmiten a servidores externos y se eliminan automáticamente al borrar los datos del navegador. El resto del tratamiento de cookies se describe en nuestraPolítica de Cookies.

11. Directorio de profesionales

Si solicitas aparecer en eldirectorio de profesionales, o nos envías un aviso sobre una ficha, tratamos tus datos de la forma siguiente. Las reglas de publicación están en las condiciones de publicación.

• Datos públicos de la ficha (visibles para cualquier persona y para los buscadores): nombre comercial, descripción, especialidades, provincias y zonas de servicio, teléfono, web y, si lo aportas, logotipo. Si eres autónomo, algunos de estos datos pueden ser datos personales tuyos.
• Datos privados (no se publican): nombre de la persona de contacto, correo electrónico, teléfono de contacto si es distinto, fecha de aceptación de las condiciones y de esta política, estado de la revisión y notas internas.
• Finalidades: revisar la solicitud, publicar y mantener la ficha, comunicarnos contigo sobre ella (aprobación, rechazo, cambios, avisos recibidos) y atender avisos sobre contenido incorrecto o ilícito.
• Bases jurídicas: la aplicación de medidas precontractuales y la ejecución del acuerdo de publicación que aceptas con las condiciones (art. 6.1.b RGPD) para la ficha del profesional; el interés legítimo en gestionar la relación con la empresa (art. 6.1.f RGPD) para los datos de la persona de contacto que la representa; y el cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD) para tramitar avisos conforme al Reglamento de Servicios Digitales.
• Comunicaciones comerciales: no usamos estos datos para enviarte publicidad ni newsletters. Solo lo haríamos si en el futuro nos das tu consentimiento expreso y por separado.
• Conservación: las solicitudes rechazadas o no completadas, 6 meses desde la decisión. Las fichas publicadas, mientras sigan activas. Tras la baja, suprimimos los datos en un plazo máximo de 30 días. Solo guardamos, bloqueado, un registro mínimo (nombre comercial, fechas y solicitud de baja) durante el plazo de prescripción de posibles reclamaciones. Los avisos sobre fichas se conservan 1 año desde su resolución.
• Destinatarios: los datos públicos los puede ver cualquier persona. Los correos los enviamos con Resend (ver apartado 6). No cedemos los datos a terceros ni los vendemos.
• Derechos: puedes ejercer los derechos del apartado 7 y pedir la modificación o la baja de tu ficha escribiendo ahola@vecindoc.es. Si una ficha publica datos tuyos sin tu permiso, también puedes pedirnos que los retiremos.

12. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política periódicamente. Te notificaremos cualquier cambio significativo por correo electrónico o mediante un aviso prominente en la Plataforma.