“Estoy intentando montar la comunidad del bloque donde vivo y estoy bastante confusa y un poco desesperada.” Así terminaba un correo que nos llegó esta semana. La pregunta era concreta: si el modelo de acta de constitución que había descargado le valía a Hacienda para sacar el “CIF” de la comunidad.
La respuesta corta es que sí, pero el acta es solo una pieza de una cadena de trámites que tiene un orden. Si te saltas un paso, vuelves a casa con el papel equivocado. Esta guía es la que nos habría gustado enviarle de primeras.
Antes de empezar: ¿el edificio está dividido horizontalmente?
Una comunidad de propietarios existe cuando un edificio tiene varios propietarios de pisos o locales que comparten elementos comunes (portal, tejado, escaleras, fachada). El documento que lo organiza es el título constitutivo, normalmente la escritura de división horizontal que otorgó el promotor o los antiguos dueños: describe cada vivienda y le asigna su cuota de participación.
Necesitarás de ella los datos registrales del edificio (número de finca, tomo, libro y folio). Si no la tienes, pide una nota simple en el Registro de la Propiedad o en registradores.org.
Si el edificio nunca se dividió horizontalmente, la Ley de Propiedad Horizontal también se aplica a las comunidades de hecho (art. 2 LPH), pero algunos trámites registrales se complican. En ese caso merece la pena consultar a un administrador de fincas o a un abogado antes de seguir.
Paso 1. Convocar la junta constitutiva
Como todavía no hay presidente, la convocan los propios vecinos que la promueven: hace falta al menos una cuarta parte de los propietarios, o los que representen el 25 % de las cuotas (art. 16 LPH). La convocatoria debe indicar lugar, día, hora y orden del día, y conviene entregarla con al menos seis días de antelación y guardar prueba de que llegó a todos.
Un orden del día típico para la primera junta:
- Constitución de la comunidad de propietarios.
- Nombramiento de presidente, secretario y, si se quiere, administrador.
- Aprobación del presupuesto y de las cuotas de cada vivienda según su coeficiente.
- Dotación del fondo de reserva.
- Autorización al presidente para solicitar el NIF, legalizar el libro de actas y abrir la cuenta bancaria.
Si dudas con los plazos o el formato, tienes un modelo en la guía de convocatoria de junta de vecinos.
Paso 2. Celebrar la junta y nombrar los cargos
El único cargo obligatorio es el presidente, que debe ser un propietario. Se elige por votación y, si nadie sale, por turno rotatorio o sorteo (art. 13.2 LPH). El nombramiento es obligatorio: quien no quiera serlo tiene que pedir al juez que le releve en el plazo de un mes.
Las funciones de secretario y administrador las asume el presidente salvo que la junta decida nombrar a otra persona (art. 13.5 LPH). El administrador puede ser un propietario o un administrador de fincas profesional.
En esa misma junta se aprueba el primer presupuesto y el fondo de reserva, que no puede ser inferior al 10 % del presupuesto ordinario (art. 9.1.f LPH). Lo explicamos en la guía del fondo de reserva de la comunidad.
Paso 3. Redactar y firmar el acta de constitución
Todo lo anterior queda recogido en el acta de constitución. Es el documento que van a pedirte el Registro, Hacienda y el banco, así que tiene que estar completo:
- Dirección del edificio y datos registrales.
- Fecha, hora y lugar de la junta.
- Asistentes, presentes o representados, con su cuota de participación.
- Acuerdos adoptados y resultado de cada votación.
- Nombre, DNI y cargo de quienes se nombran.
- Firma del presidente y del secretario.
Tienes un modelo de acta de constitución gratis en nuestro pack de plantillas. Si partes de un modelo, rellena todos los campos entre corchetes y no dejes huecos. Un acta incompleta es el motivo más habitual de que te devuelvan los papeles. Qué debe contener un acta y por qué lo explicamos en detalle en qué debe contener el acta de la junta.
Paso 4. Legalizar el libro de actas en el Registro de la Propiedad
Los acuerdos de la junta tienen que reflejarse en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad (art. 19.1 LPH). Este paso lo da el Registro que corresponde a la dirección del edificio:
- Compra el libro. Sirve un libro de actas encuadernado de hojas numeradas (en cualquier papelería) o un juego de hojas móviles numeradas si vais a imprimir las actas.
- Rellena la solicitud. El Registro te facilita el impreso. Lleva los datos de la comunidad, los de quien lo solicita (presidente o administrador) y los datos registrales del edificio. Si es el primer libro, hay que indicarlo expresamente.
- Preséntalo con el libro en blanco, el acta de constitución firmada y el DNI de quien lo presenta.
- Recógelo. En unos días el Registro diligencia la primera hoja (hace constar cuántas tiene el libro) y sella el resto. El coste son los aranceles registrales, normalmente una cantidad reducida.
Una vez legalizado, la primera acta que se transcribe es precisamente la de constitución. Si te preguntas si el libro puede llevarse en digital, lo analizamos en ¿es legal el libro de actas digital?.
Paso 5. Pedir el NIF a Hacienda con el modelo 036
La comunidad no tiene personalidad jurídica, pero para Hacienda es una entidad y necesita NIF propio para abrir la cuenta, contratar la luz del portal o el seguro y recibir facturas. Su NIF empieza por la letra H.
Se solicita con el modelo 036 (alta en el censo, solicitud de NIF), que firma el presidente como representante. Prepara:
- El acta de constitución, o la de la junta en la que se nombra al presidente.
- El DNI o NIE del presidente.
- La escritura de división horizontal, que algunas oficinas piden para comprobar las cuotas.
- El libro de actas legalizado o la copia de su primera página diligenciada, si tu delegación lo exige.
Si falta algún documento, Hacienda puede asignar un NIF provisional y dar seis meses para completar la documentación y obtener el definitivo.
¿Qué va primero: el libro o el NIF?
Esta es la duda que más vueltas da, y la respuesta depende de la oficina. Lo más habitual es legalizar primero el libro y después pedir el NIF, porque muchas delegaciones de Hacienda quieren ver el libro ya sellado. Pero hay Registros y delegaciones que trabajan al revés o que piden documentación distinta.
Antes de ir, llama a tu Registro de la Propiedad y a tu delegación de la Agencia Tributaria y pregunta qué te van a pedir. Son dos llamadas que te ahorran desplazamientos.
Por cierto: lo que todo el mundo llama “CIF de la comunidad” es este NIF. El CIF como tal desapareció en 2008.
Paso 6. Cuenta bancaria y certificado electrónico
Con el NIF ya puedes abrir la cuenta de la comunidad. El banco te pedirá la tarjeta del NIF, el acta de nombramiento del presidente y su DNI. A partir de aquí se domicilian las cuotas y los recibos de suministros.
Queda un último paso que casi nadie hace: el certificado electrónico de representante de la comunidad (lo emite la FNMT para entidades sin personalidad jurídica). Las comunidades están obligadas a relacionarse por vía electrónica con Hacienda, y sin certificado nadie revisa las notificaciones. Te contamos por qué es importante en la guía de obligaciones fiscales de la comunidad.
Resumen: qué llevar a cada sitio
| Trámite | Dónde | Qué llevar |
|---|---|---|
| Junta constitutiva | En el edificio | Convocatoria con orden del día, lista de propietarios y cuotas |
| Legalizar el libro de actas | Registro de la Propiedad | Solicitud, libro en blanco, acta de constitución firmada, DNI, datos registrales |
| NIF de la comunidad | Agencia Tributaria | Modelo 036, acta de constitución, DNI del presidente; según oficina, escritura y libro |
| Cuenta bancaria | Banco | NIF, acta de nombramiento y DNI del presidente |
| Certificado electrónico | FNMT | NIF, acta de nombramiento y DNI del presidente |
Key Takeaways
- Para constituir la comunidad hacen falta una junta constitutiva y un acta firmada por presidente y secretario.
- El único cargo obligatorio es el presidente; secretario y administrador los puede asumir él.
- El libro de actas se legaliza en el Registro de la Propiedad del edificio (art. 19.1 LPH).
- El NIF (lo que se suele llamar CIF) se pide con el modelo 036 y empieza por H.
- El orden habitual es libro primero y NIF después, pero cada oficina tiene sus criterios: llama antes de ir.
Empieza con todo en su sitio
Constituir la comunidad es la única vez que todos los documentos importantes se generan a la vez: escritura, acta de constitución, libro, tarjeta del NIF, certificado. También es el momento en el que más fácil es perderlos. Dentro de diez años, el presidente de turno necesitará el acta de constitución para cambiar el representante en Hacienda, y nadie recordará en qué carpeta quedó.
Vecindoc guarda las actas, los estatutos y la documentación fiscal de la comunidad en un mismo sitio, accesible para el presidente y los vecinos desde el primer día. Para la primera junta tienes además nuestras plantillas gratuitas para comunidades (acta de constitución, convocatoria, hoja de firmas y delegación de voto).
Esta guía tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico. La documentación exigida puede variar según el Registro de la Propiedad y la delegación de la Agencia Tributaria. Confirma los requisitos con cada oficina antes de presentar los trámites.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué se necesita para constituir una comunidad de propietarios?
- Que el edificio esté dividido horizontalmente (escritura de división horizontal o título constitutivo) y que los propietarios celebren una junta constitutiva en la que nombren presidente y, en su caso, secretario y administrador. Esa junta se recoge en el acta de constitución. Con ella se legaliza el libro de actas en el Registro de la Propiedad y se solicita el NIF a la Agencia Tributaria con el modelo 036.
- ¿Qué va antes, el NIF de Hacienda o legalizar el libro de actas?
- Lo más habitual es legalizar primero el libro de actas en el Registro de la Propiedad y después pedir el NIF, porque muchas delegaciones de Hacienda piden ver la primera página del libro ya diligenciada. Pero no todas las oficinas funcionan igual: algunas tramitan el NIF solo con el acta de constitución. Antes de ir, llama a tu Registro y a tu delegación de la Agencia Tributaria y confirma qué documentación exigen.
- ¿Qué documentos pide Hacienda para dar el NIF a una comunidad de propietarios?
- El modelo 036 firmado por el presidente, el acta de constitución (o el acta de la junta en la que se le nombra), el DNI o NIE del presidente y, según la oficina, la escritura de división horizontal y el libro de actas legalizado. El NIF de las comunidades en régimen de propiedad horizontal empieza por la letra H. Si falta documentación, Hacienda puede asignar un NIF provisional y dar un plazo de seis meses para completarla.
- ¿Dónde se legaliza el libro de actas de la comunidad?
- En el Registro de la Propiedad del distrito donde está el edificio (art. 19.1 LPH y art. 415 del Reglamento Hipotecario). Se presenta una solicitud firmada por el presidente o el administrador con los datos registrales de la finca, el libro en blanco o el juego de hojas móviles numeradas y el DNI de quien lo presenta. El Registro diligencia la primera hoja y sella las demás. El coste son los aranceles registrales, normalmente una cantidad reducida.
- ¿Es lo mismo el CIF que el NIF de una comunidad de propietarios?
- Sí. El CIF desapareció en 2008 y hoy todas las entidades tienen NIF. Mucha gente sigue diciendo CIF de la comunidad, pero el trámite es la solicitud de NIF con el modelo 036 ante la Agencia Tributaria.
- ¿Hace falta un administrador de fincas para constituir la comunidad?
- No. La Ley de Propiedad Horizontal solo obliga a nombrar presidente, que debe ser un propietario. Las funciones de secretario y administrador las puede asumir el propio presidente salvo que la junta decida otra cosa. Contratar un administrador de fincas es opcional, aunque en edificios nuevos o grandes suele ahorrar muchas vueltas con el Registro, Hacienda y el banco.